SKRIFTLIG RAPPORT

Det är viktigt att inse att du inte någonsin kommer att kunna skriva en färdig perfekt uppsats i ett slag. En uppsats växer fram, ibland långsamt och smärtsamt, ibland snabbt och smidigt, genom ett flertal utkast. Det är oerhört viktigt att från början skriva ned vad du tänker utan att för den skull tänka för mycket på organisation. Med dator och ordbehandlingsprogram är det ändå ganska enkelt att flytta på stycken och ändra i texten. Ett manuskript växer sedan till alltmedan vi tänker och arbetar med materialet. 

Du skall sträva efter att göra texten läsbar för en större publik. Med det menas inte att du skall skriva för dagstidningarnas läsekrets, men rapporten skall vara intressant för fler än dem som läser en uppsats inom ett specialområde. Försök att göra rapporten som en berättelse med vetenskaplig skärpa. Uttryck dig så exakt som möjligt och med minsta möjliga antal ord utan att för den skull förlora läsbarheten. Detta är inte helt lätt, men övning ger färdighet. Förhoppningsvis kommer du att behärska denna del av skrivkonsten efter att ha skrivit ett antal uppsatser.

Det är också viktigt att få andra personers intryck och synpunkter på det vi skriver. Vi blir hemmablinda och behöver hjälp att se över vad vi skrivit. Ofta lossnar skrivandet genom sådan hjälp. Vi skall diskutera detta mer i detalj senare.

Word eller liknande program är ordbehandlingsprogram, och som sådana endast avsedda för att skriva in text och redigera denna. För att göra dem lite mer kompetena har man i senare versioner också lagt in vissa möjligheter till formatering av texten och att lägga in illustrationer. Avsikten har dock aldrig varit att göra ett ordbehandlingsprogram till ett layoutprogram, så vid professionell grafisk produktion använder man sig av helt andra verktyg. Du skall därför inte förvänta dig att ditt dokument kommer att se lika bra ut som de tryckta alster du ser på biblioteket eller i tidningshyllan. 

Uppsatsmall

Med detta dokument finns inga ambitioner på monopol på den absoluta sanningen, men följande text ger dig några riktlinjer för hur du förväntas disponera din text i den färdiga rapporten. 

Format

Det normala är att man använder en stående A4-sida och text på en sida, men det finns inga absoluta regler här. Du skall dock tänka på att du skaffar dig problem i Word om du till exempel väljer A5 och motstående sidor. Återigen, Word är inget layoutprogram, så gör det enkelt för dig.

Det normala är också att man använder sig av en spalt, men tänk här på att radens längd inte får bli för lång. För långa rader stör läsandet genom att läsaren måste vrida huvudet för varje radbyte (som i en tennismatch). När du läser en tidning är ju texten satt i tre eller fler spalter på en sida för att underlätta läsandet, men de har ju professionella grafiker som gör jobbet och de använder helt andra program än de enkla ordbehandlare du har tillgång till.

Satsytan bör ge utrymme för luft, så ställ marginalerna på 2-3 cm för över och under, och 3-4 cm för höger/vänster. Var inte rädd för vitt! Det är lättare att kopiera ditt arbete dubbelsidigt (för att spara levande träd) om höger- och vänstermarginal är lika. Sätt då också sidnumreringen centrerad.

Teckensnitt

Times och Helvetica är de vanligaste teckensnitten i Word-dokument eftersom de används i den formatmall som är standard i Word. I de flesta uppsatsmallar eller anvisningar anges att det är dessa teckensnitt som skal användas, men tittar du i vilken publikation som helst där mottagaren förväntas läsa mer än 100 ord, används inte dessa teckensnitt. För brödtexten (alltså den löpande texten) är den vanligaste teckensnittsfamiljen garalderna, och det absolut vanligaste teckensnittet är Garamond. För rubriker, åtminstone huvudrubrikerna, använder man vanligen istället en linjär, till exempel Futura eller Gill Sans.

Du har säkert ett stort antal teckensnitt installerat i din dator, men bara för att de finns där är det inte tvunget att använda dem alla i samma dokument. Teckensnittet är till för att underlätta läsningen, så begränsa din rapport till två eller högst tre teckensnitt. Observera dock att de flesta teckensnitt finns i flera olika varianter, till exempel fet, kursiv etc, så det är lätt att variera sig inom ett teckensnitt.

Teckenstorlek

Många lärare rekommenderar 12 punkters brödtext, men i de flesta tidningar och böcker är teckenstorleken betydligt mindre än så, undantaget barnböcker. Denna rekommendation kanske grundar sig på den höga medelåldern bland dagens gymnasielärare (dålig syn), men troligare okunskap. Som vi tidigare sett bör satsbredden anpassas till 50-70 tecken (du kontrollerar detta under menyn Verktyg > Räkna ord) för att underlätta läsandet. Då ger en teckenstorlek på 12 punkter och marginaler på 4 cm drygt 70 tecken, vilket ligger precis utanför rekommendationerna. Vi kan då antingen öka teckenstorleken eller använda oss av två spalter istället. Dubbelspalt och en teckenstorlek på 10 eller 11 punkter ger mellan 50 och 60 tecken (beroende på vilket spaltmellanrum du valt). Väljer du dubbelspalt får du också betydligt bättre möjligheter att lägga in dina illustrationer på ett logiskt och snyggt sätt.

Radavstånd

Även här skiljer sig rekommendationerna från verkligheten. De flesta lärare anger radavstånd 1,5 för att det är lättare att rätta den utskrivna uppsatsen då. Idag kommenteras uppsatserna oftast digitalt och då fungerar det bra med enkelt radavstånd.

Brödtext

Den löpande huvudtexten kallas brödtext. Försök att använda korta meningar och ett så ledigt språk som möjligt, men använd inte talspråk. Skriv enkelt och personligt, och försök att hålla en röd tråd genom hela uppsatsen, så att läsaren inte behöver anstränga sig för att följa dina tankegångar. Normalt inleder man varje kapitel eller huvudrubrik med en ingress, som skall fungera som en aptitretare för att hålla kvar läsaren, enligt principen det viktigaste först.

Även om din uppsats inte bedöms utifrån antalet stavfel, förutsätts den vara fri från sådana och grammatiska tokigheter. Använd den inbyggda stavningskontrollen i ordbehandlingsprogrammet, men tro inte att den fångar allt. Du måste även själv korrekturläsa texten, och gärna även låta någon annan kommentera den.

Se också upp med särskrivningar. Det finns många klassiska exempel från reklamskyltarnas värld, till exempel ”fryst kyckling lever”, eller ”brun hårig sjuk sköterska efterlyses”. Gör inte så! Förbjudet är också talspråk såsom ”utav” och ”medans”. Din svensklärare har säkert kommenterat språkbehandlingen grundligare på sina lektioner. Har du ytterligare frågor kan du konsultera någon av de utmärkta ordböcker eller skrivregler som finns på biblioteket.

Det är också viktigt att du använder skiljetecken på rätt sätt. Sätt punkt efter varje fullständig mening och börja ny mening med ett enkelt mellanslag. Sätt komma direkt efter sista ordet i satsen med enkelt mellanrum till nästa ord. Gör inga hårda radbrytningar, utan låt programmet avgöra detta. Det är endast vid nytt stycke du använder returtangenten. 

I löpande text skall du också undvika att använda förkortningar. Skriv därför exempelvis i stället för t ex, bland annat i stället för bl a.

Nytt stycke i brödtexten markeras i svenska genom ett indrag (vanligast) på cirka 5 mm (använd tab) eller en blankrad. Var konsekvent även här.

De eller dem?
Ett växande problem i skriven svenska är att allt fler har svårt att avgöra när vi skall skriva de eller dem. Anledningen till detta är att de flesta säger dom när vi pratar och skiljer därför inte på de och dem i talspråket. När vi sedan skall skriva måste vi använda oss av regler som vi inte alls funderar på när vi pratar.

Vi kan antingen lita på vår språkkänsla för att avgöra vad som är rätt, eller så kan vi jämföra med jag och mig – som har samma form. De flesta har inga problem med att det heter jag snarkar eller kasta tårtan på mig. Jag har samma form som de och mig har sama form som dem. De heter alltså de snarkar och kasta tårtan på dem.

Rubriker

Dessa visar läsaren skillnader i betydelse för olika textavsnitt och de underlättar ditt planeringsarbete. Rubrikerna arrangeras i nivåer med huvudrubrik och underrubriker i ett par olika steg. Det är inte så viktigt hur du gör detta, bara du är konsekvent. De verktyg du har för att markera de olika nivåerna är teckensnitt, teckenstil (fet/kursiv), radavstånd, och justering (vänster/centrerad/indragen).

Normalt väljer man en centrerad huvudrubrik i ett linjärt teckensnitt. Observera att denna aldrig avstavas. För underrubrikerna är det vanligast med vänsterjusterad text och en fet linjär i olika teckengrad för de olika nivåerna. Sätt inte in en extra rad mellan rubrik och följande brödtext, utan använd konsekvent enkelt radavstånd. 

Ibland ser man också att de olika rubrikerna är numrerade. I en vanlig uppsats finns det ingen anledning att göra så och rapporten blir inte mer vetenskaplig på detta sätt. Sifferbeteckningarna tillför inte ditt arbete någonting, utan denna funktion bör reserveras formelsamlingar och handledningar där man upprepat måste gå tillbaka till samma avsnitt.

Bilder

Möjligheterna att lägga in bilder i Word finns, men jämfört med ett riktigt layoutprogram är de högst begränsade. Bilden är dessutom en hel vetenskap, som jag bara ytligt skall behandla här. 

Det är tyvärr alltför vanligt idag att se att skoluppsatser är illustrerade med bilder hämtade från internet. När sedan eleven skriver ut arbetet undrar han/hon över varför bilderna blir så dåliga och suddiga, fastän de såg bra ut på skärmen. 

Bilder för skärmpublicering och tryck (utskrift) ställer helt olika krav på upplösning, färgomfång och kontrast. Den normala upplösningen på en bildskärm är 72 eller 96 dpi (punkter per tum), men den normala skrivaren (inklusive tryck) har en upplösning på 300 dpi eller mer. Bilderna som ligger på internet har optimerats för att vara så små som möjligt och därmed underlätta uppladdningen, så det finns oftast inget utrymme att förbättra dem. Det enda sättet för att förbättra upplösningen för en bild är att göra den mindre, eftersom punkterna då kommer närmare varandra. En bild som visas med storleken 22,58 x 16,93 cm på skärmen blir inte större än 5,42 x 4,06 cm med rätt upplösning för skrivaren (inte speciellt anvrundade siffror, men ändå ett exempel), och det är ju sällan du hittar så stora bilder på internet. Detta förklarar också varför man inte kan förstora de oftast ganska små bilder som finns på internet.

På Internet gäller exakt samma regler för upphovsrätt som för andra dokument. Man får inte kopiera och sprida bilder utan upphovsmannens/utgivarens medgivande, såvida det inte uttryckligen står att bilderna fritt får användas. Kom ihåg att fotografer och illustratörer är yrkesmänniskor som lever på att skapa bilder som de kan sälja. Man får därför absolut inte stjäla bilder från andra dokument utan att fråga upphovsmannen/utgivaren (fotograf, tecknare eller företag) om lov. Det kan hända att upphovsmannen/utgivaren uttryckligen skriver att bilden fritt får användas, och då kan man använda bilden utan att uppge källan. 

Denna illustration har tillräcklig kvalitet för att kunna tryckas/skrivas ut.

Denna bild har alldeles för låg upplösning för att bli bra i tryck/utskrift.

På skärmen ser ovanstående bilder ganska lika ut, men klicka på dem, så ser du skillnaden.

Upphovsmannarätten till en bild är som regel tidsbegränsad till 75 år. Därefter är det en så kallad fri bild. Detta gäller såvida inte den ursprunglige upphovsmannen säljer upphovsmannarätten till annan person eller företag. Man kan således aldrig vara helt säker på att gamla bilder är fria bilder. Väljer du att använda bilder eller illustrationer som du inte gjort själv, mäste det finnas en bildreferens!

Nu brukar man vara ganska flexibel så längre arbetet inte skall användas utanför skolan, men jag rekommenderar dig att försöka använda egna bilder och illustrationer för att undvika problem. Detta innebär också att du får övning i att använda ditt eget bildseende och din konstnärliga talang.

Det finns en gammal sanning som säger att en bild säger mer än 1000 ord, så ansträng dig därför att hitta bra illustrationer till ditt arbete!

Disposition

Vi har under många år fått höra att vi är på väg mot det papperslösa samhället, men statistiken visar entydigt att vi använder allt mer av denna vara. Som biologilärare, anser jag att ett levande träd har betydligt större värde än reklamutskick från våra byggvaruhus eller stenciler i undervisningen som bara hamnar i papperskorgen. 

De flesta skriftliga arbeten i skolan förväntas av de flesta lärare resultera i ett elektroniskt dokument, och då tyvärr företrädesvis i Word- eller Goggle Dokument-format. Vid bedömningen har man då som lärare valmöjligheten att läsa och korrigera på skärmen, eller att skriva ut dokumentet för att använda favoritpennan (RÖD!). Fördelen med elektroniska dokument är också att de lätt kan delas med de andra studenterna, för visst hade du något viktigt att säga! Dina ansträngningar är inte bara en sak för dig och den lärare som skall bedöma arbetet, utan ett viktigt sätt att nå ökad kunskap för övriga studenter (och lärare) på skolan. Se därför detta som din viktigaste motivation, för gör du ett bra jobb som fungerar i verkligheten behöver du inte bekymra dig för betyget – det blir automatiskt bra.

Vad jag egentligen ville ha sagt med ovanstående var att du inte skall bekymra dig om sidantalet. Det är betydligt viktigare att du har en tydlig och välgjord disposition av text och bilder än att du fyller ett visst antal sidor. Det är ju ett välkänt faktum i många sammanhang att storleken inte spelar någon roll, och detta gäller i högsta grad även dina litterära alster. Det är innehållet som är det viktigaste.

Titelsida
Du börjar normalt med en titelsida, som skall ge den presumtiva läsaren en antydan om vad skriften handlar om. Undvik en lång rubrik. Det är då bättre med en kortfattad rubrik och en mer förklarande underrubrik. Lägg gärna lite möda på val av rubrik, så att den återger det du gjort på ett koncentrerat sätt. Den skall alltså informera om rapportens innehåll, men varken vara för generell eller specifik. 

Ha gärna också med en bild på framsidan för att göra den aptitligare. På framsidan skall också finnas namn på författaren/författarna, skola, tid för publicering (när det är klart) och namn på handledare. 

Observera att rubriker på svenska skrivs med versal endast för första bokstaven, inte som i engelskan!

Vattnets betydelse för sjöfarten
The Importance of Water for Shipping

Var noggrann med din titelsida – det är denna som ger läsaren det första intrycket.

Innehållsförteckningen skall vara tydlig och lättöverskådlig – och stämma! 

Innehållsförteckning
Nästa (höger)sida skall ha en innehållsförteckning som hjälper läsaren att navigera i ditt dokument. Det finns ingen anledning att göra denna alltför detaljerad (det är inget register), utan de flesta använder de rubriker och underrubriker som finns i texten. Försök dock göra innehållsförteckningen så informativ som möjligt, så att läsaren lätt hittar. Den slutgiltiga innehållsföreteckningen görs alltså i slutskedet av ditt arbete.

Sammanfattning
Denna läggs lämpligen på samma sida som innehållsförteckningen, men den kan också skrivas längst ner på titelsidan. Sammanfattningen är ju till för att ge läsaren en uppfattning om vad du gjort, varför du gjort det och vad du kommit fram till, så denna skall vara snabb att hitta. Tempus i sammanfattningen bör vara imperfekt eftersom du skriver om något som har hänt. Görs sammanfattningen på engelska kallas den för abstract.

Huvuddel

Huvuddelen i texten inleds med en introduktion. Detta är så självklart att det sällan sätts ut en rubrik för denna. I övrigt blir det här viktigt att använda sig av en logisk och konsekvent hierarki av rubriker och underrubriker för att underlätta för läsaren och för att hjälpa dig strukturera texten. Det är lämpligt att ha arbetets viktiga komponenter som huvudrubriker (till exempel Metod, Resultat, Diskussion, Referenser), och sedan dela upp dessa i maximalt tre nivåer. 

Precis som för sammanfattningen, skall imperfekt användas i introduktionen, speciellt när man relaterar till tidigare gjorda arbeten, och i metodbeskrivningen eftersom undersökningen redan gjorts. De enda avsnitten där presens bör användas är resultatredogörelsen och diskussionen, för att förstärka känslan av en dialog mellan författaren och läsaren.

Normalt författas vetenskapliga skrifter i tredje person och passiv form (Man använde faskontrastmikroskop för att…), men då det klart framgår att det är författarens egna åsikter, tolkningar eller spekulationer (subjektivt) rekommenderas att man använder första person, alltså jag eller vi.

Illustrera din text med bilder som hjälper läsaren att förstå det du vill ha sagt. Tabeller och diagram ger också texten ett mer vetenskapligt intryck, och en undersökning som går att kvantifiera på detta sätt gör den lättare att tolka. Glöm dock inte den allmänna diskussionen ovan om bilder.

Ett tydligtv exempel på hur text och illustrationer samarbeter för att göra innehållet me tillgängligt för lösaren.

Några tips
Huvuddelens olika avsnitt bör betraktas som separata delar, där tillhörande information fördelas strikt. Du måste inte använda just dessa rubriker och vissa avsnitt kan ibland slås samman, men försök följa denna logiska ordning.

Introduktion

Undvik att här ha med alltför detaljerad information eller för problemställningen irrelevanta uppgifter. Använd dig av nedanstående tre punkter:

• detta tänkte jag göra
• detta har man gjort tidigare
• så här tänkte jag göra med hänsyn till vad man gjort tidigare

Introduktionen är viktig för att visa att du ”läst på”. Du skall kunna redovisa att du tagit del av tidigare kunskaper, att du kunnat systematisera dem och att du kritiskt granskat dem. Det är också mycket viktigt att du har en klar och tydlig problemformulering – vad är det du vill ha svar på?

Metod

Här skall du i detalj beskriva det totala tillvägagångssättet, så att en annan forskare kan upprepa vad du gjort och för att någon annan skall kunna utvärdera din undersökning. Under denna rubrik skall dock inga resultat eller utvärderingar redovisas, utan du skall endast ge en koncis redovisning av hur du gjort.

Resultat

I detta avsnitt fyller tabeller och diagram en viktig funktion. Se dock upp med att i löpande text också beskriva det din redovisade statistik gör. Redovisa bara sådan information som har med problemställningen att göra, och tänk igenom hur du skall redovisa dina siffror. Överarbeta inte detta arbete utan diagram och tabeller skall vara kortfattade och relevanta. Alla dina mätresultat skall redovisas, men inte nödvändigtvis här. Har du gjort en omfattande undersökning kan alla rådata redovisas i en bilaga i slutet av dokumentet.

Diskussion

Det är först under denna rubrik du kan tolka, utvärdera och dra slutsatser av dina ansträngningar. Börja med att klart och tydligt visa hur frågeställningen besvarats. Upprepa inte vad du kommit fram till i resultatet, utan försök att visa praktiska användningar för vad du kommit fram till, problem i tolkningen och hur väl dina resultat stämmer med tidigare forskning. Ibland kan resultat och diskussion slås samman till en rubrik, till exempel om man vill redovisa en del av undersökningen i taget.

I diskussionen kommer din förmåga att tänka logiskt att ställas på prov, eftersom det är här hela ditt arbete knyts samman. Låt dig inte förblindas i jakten efter indikationer som bekräftar din hypotes, utan försök att se begränsningar i metodik, svagheter i analysen eller andra restriktioner i tolkningen av dina resultat.

Några exempel

Även om du är helt ointresserad av innehållet, visar nedanstående fyra rapporter hur man kan disponera innehållet.

Ett oerhört bra gymnasie-arbete, där själva undersökningen utfördes under sommaren

Mitt examensarbete från lärarhögskolan.

En forskningsrapport som har fått pris som årets mest meningslösa studie.

Mitt examensarbete i analystisk kemi.